Manual de Configuración y Uso S.G.T Lite

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Manual de Configuración y Uso S.G.T Lite

SISTEMA DE GESTIÓN DE TALLERES

PANEL ADMINISTRADOR

Recuerde que lo primero que debe hacer es ir al apartado «Configuraciones/Usuarios»,
cambiar la contraseña tanto del Usuario «POR ASIGNAR» como del «DEMO» y crear su propio usuario Administrativo.
Tenga en cuenta que para agregar un Usuario  ( estos son los que utilizaran el sistema en el panel administrativo, o sea, los Técnicos, los responsables de Tienda, Los administradores del sistema, etc) deberá tener configurado un permiso que le otorgará a dicho Usuario, estos permisos se crean en Configuraciones/Permisos y son los que le dará acceso a diferentes partes del sistema.
NOTA: No borrar el usuario «POR ASIGNAR» solo cambiar la contraseña.

3 – Módulo Configuraciones / Empresa:
Para esto debe dirigirse al apartado «Configuraciones/Empresa»

Tendrá que completar todos los datos solicitados, ya que de esto dependerá el correcto funcionamiento.
El formulario esta dividido en 5 partes:
E1 – Datos de la Empresa, (información personal de la misma)
E2 – Datos Financieros, (aquí se configurara el tipo de impuesto ej.:I.V.A – I.G.I, el % del mismo y el símbolo monetario)
E3 – Servidor Web y Dominio, se configurara los datos del servidor y un mail, que se utilizara para el envío de notificaciones a los clientes, técnicos y Administrador. Podrá configurar su correo de empresa o uno cualquiera por ejemplo de Gmail, tenga en cuenta que para este último deberá activar lo de Aplicaciones menos seguras y también aceptar lo de Permitir el acceso.
Estos son los link que debéis confirmar si la cuenta a utilizar es de Gmail, tenga en cuenta que hay alojamientos los cuales no permiten configurar a Google o Hotmail o Yahoo como una cuenta para envío de correos, por lo que deberá usar una propia de su dominio.
Este punto cuenta con un ckeckbox por si no desea utilizar esta operación o en su alojamiento hay algún error o configuración a cambiar en el código el cual impide el envío de correos, simplemente con quitar el tilde dejara inactiva esta función y el sistema funcionara igualmente, pero sin envío de correos.

Nota: algunos proveedores de Hosting son bloqueados por Gmail, Hotmail o Yahoo, por lo que no permitiría utilizar un mail de Google para las notificaciones.
https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps
https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha
                
Por este motivo hemos agregado la posibilidad de que pueda configurar un correo de su propio Servidor.


El tema de la carga de mails, son 4 direcciones a tener en cuenta.
a _ El mail que se carga en la primera parte del formulario de empresa es el mail del Administrador ( a este correo llega todas las notificaciones).
b _ El mail de las notificaciones, es el segundo en el formulario de configuración de empresa ( este correo solo se usara para el envió, es un correo que por defecto no se usara para recibir respuestas, ya que el cliente no responderá el mismo.
c _ El mail del técnico/Usuario, el técnico que genere la orden o al que se le asigne el trabajo recibirá los correos igual que el cliente, o sea cuando se genere un reparación, se pase un presupuesto al cliente o se haga una modificación sobre la reparación, también recibirá la respuesta del cliente cuando responda al presupuesto. Este se carga desde el registro de Usuario.
d _ El mail del cliente, recibirá la hoja de entrada(albarán) es la que se genera cuando realiza una intervención así como también los presupuestos y los cambios de estado. Este se carga desde el registro de Cliente.

E4 – Texto Legal, términos legales y políticas, este apartado es para incorporar una leyenda con las normativas de la empresa
sobre el sistema de las reparaciones – servicios, garantías y condiciones del mismo,
que saldrá impreso en el albarán de apertura de una Orden de Servicio.
Aquí podrá configurar todas la normativas de su empresa y país, las cuales aparecerán en ciertas portes de la aplicación, por defecto carga los link de las que podrá completar en los diferentes apartado, si usted tiene las propias simplemente pegue los link en los campos solicitados.
Los apartados para completar esta información esta dentro del mismo modulo pero haciendo click en los diferentes botones.
E5 – Configuración web y paneles de clientes, este apartado es para que pueda configurar la web de presentación, agregar texto informativo, logo, iconos y mas.
Recuerde que para cambiar las imágenes del slider deberá hacerlo por el botón que figura dentro del mismo apartado.
Luego tiene unos checkbox, los que le permitirá activar la web de presentación, si no la activa, simplemente al entrar al dominio vera el login de administrador, también podrá activar o no los paneles de cliente y consulta de os.
E6 – visualización panel cliente, estos checkbox le permitirá registrarse, solicitar O.S, modificar sus datos, etc
E7 – Logo, este último apartado será para incorporar su logo en los albaranes y facturas (el tamaño indicado es de 170 X 170px Max. 200px. X 200px.)
Una vez completado los datos anteriores, ya se puede comenzar a utilizar el sistema.

3 – Módulo Clientes:
Es donde podrá agregar a todos sus clientes, los datos como Nombre, Teléfono, Nº de Identificación y Correo Electrónico, son obligatorios. El correo y el Nº de Identificación son únicos por lo que no los podrá repetir.

4 – Módulo Equipos:
En este apartado podrá cargar los equipos que dispongan sus Clientes, al registrar un equipo el formulario le pide el nombre del cliente, es una función de Auto Completar por lo que deberá tener cargado al Cliente Antes de asociarle un equipo.

5 – Módulo Productos:
Este modulo es para cargar los productos que se dispondrá a vender ya sea por venta o en una Orden de servicio.

6 – Módulo Servicios:
Este modulo es para cargar los Servicio que utilizara para una Orden de servicio.

7 – Módulo Orden de Servicios:

Este apartado es para general una intervención ya sea de Reparación o Servicio, importante y a tener en cuenta, para poder generar una O.S deberá tener al cliente y al Técnico / Responsable / Usuario previamente registrados ya que si no es así no podrá generarla.
Cuando se crea una O.S. se pregunta si desea guardar o guardar y envía un Correo (si la función en configuración de empresa esta activada) al Administrador, al Cliente y al Técnico / Responsable / Usuario, informando de la apertura de un caso. En este correo se le informa al cliente de lo que acaba de solicitar (reparación o servicio) y las credenciales para que pueda acceder al sistema y chequear su caso.
Una vez creada la O.S. se pasa a la opción de edición de la misma, la que permite generar un presupuesto adicionar Productos, Servicios y Adjuntar imágenes, para este fin Tanto los Productos y Servicios deberán esta cargados en su sistema, ya que la función también es de Auto Completar.
Tendrá la posibilidad de gestionarla con talleres externos o internos,etc.
Las imágenes que adjunte estarán disponibles también para el cliente en su Panel Cliente, y es una forma de demostrar como esta el equipo al momento de su recepción o si se requiere para un presupuesto.
Siempre que haga un cambio deberá guardar los cambios y el sistema le preguntará si desea o no enviar esta información a su cliente, siempre que la opción de notificaciones este activa.
Hay una modalidad de estado cuando se crea la O.S que es «Pendiente – Aceptar Condiciones» si se elige este estado, al cliente se le envía un correo diciendo que debe aceptar las condiciones antes de que el servicio técnico pueda avanzar en la O.S
Cuando edite la O.S, tendrá  la posibilidad de poder ofrecerlo a sus clientes un descuento, el cual se vera reflejado en el comprobante.
También podrá pedirle a sus clientes un adelanto o deposito al momento de crear la O.S, su no realizo esta operación al momento de crear la orden, solo podrá cargar los adelantos desde el módulo de Finanzas. Ahí mismo tienen un botón para dicho fin, único requisito saber a que número de orden.
Las O.S ya NO se pueden eliminar, solo anular y al seleccionar esta opción el sistema preguntará si desea devolver los productos y el dinero.
Los comprobante se pueden imprimir o también generar archivos PDF. Se ha agregado la posibilidad de poder imprimir en una impresora de Ticket, el único requisito es tenerla instalada en su equipo.

8 – Módulo Ventas:

Este modulo es para generar Ventas de sus productos, al igual que en las O.S. para poder realizar una venta, el Cliente, el Usuario / Vendedor / Técnico y los productos que desee vender deberán estar cargados en el sistema.
En este modulo se agrego la posibilidad de poder ofrecerlo a sus clientes un descuento, el cual se vera reflejado en el comprobante.
Nota: En todos los formularios los campos con un «*» son obligatorios.
También en varios de los módulos se han puesto botones adicionales para crear Clientes, Productos, Servicios, Equipos figuran en un botón verde y suelen decir «+ Nuevo Cliente, + Nuevo Producto, etc» Esto ayuda a no tener que salir del modulo para realizar dicha función.
Al igual que en las Os, las ventas no se eliminan solo se anulan y al realizar esta operación el sistema le preguntará si desea devolver el producto al stock así mismo generará un egreso de dinero que verá reflejado en el módulo finanzas.
Si desea modificar una venta ya Facturada, simplemente editando la venta podrá hacerlo, eso si recuerde que deberá volver a facturarla y esto hará que se cambie las fechas.

9 – Módulo Documento – Archivos:
Este apartado es especialmente para los Administradores y Técnicos, seria como un alojamiento para imágenes, manuales y Soluciones comunes para poder realizar las reparaciones con mas eficacia. Sería como una ayuda en linea. Podrá subir casi cualquier tipo de archivo, pero deberá vigilar con el tamaño del mismo.

10 – Módulo Finanzas:
Para cargar los movimientos financieros, ya sean Gastos o Ingresos, simplemente debe entrar en dicha ventana y cargarlos, para este caso si es un Cliente, Proveedor, Técnico o alguien que no este en su base de datos, no abra problemas ya que el sistema lo cargara igual.
Para localizar un movimiento en particular o todos simplemente deberá usar el filtro de búsqueda.
También se a agregado el Botón para ingresar los adelantos de cliente de una O.S ya creada.

11 – Módulo Informes:
El sistema cuenta con una función de impresión de informes los mismos son Por Clientes, Productos, Servicios, Ordenes de Servicios, Ventas, Proveedores, finanzas y Técnicos, para dicho fin, hay dos sistemas de reportes el rápido y el detallado.
El rápido sacara la información completa de dicho reporte, en Finanzas y Técnico no esta esta posibilidad.
El detallado, dependiendo del reporte a solicitar se ha de completar los requerimientos que se necesiten.

12 – Módulo Configuración:
De este modulo se estuvo hablando al comienzo del manual, es donde esta las opciones de:
* Empresa (es lo primero que se debe configurar – todos los campos con «*» incluyendo el logo son obligatorios)
* Usuarios (son los que administraran el sistema, ya sea con poder total o no, recuerde cambiar las contraseña de los 2 usuarios con los que se entrega el sistema y no cambiarles el nombre, puede si lo desea ponerlo en INACTIVOS y esto no afectara para nada el sistema, recuerde también crear un usuario con todos los permisos y guardar esta información en un lugar seguro.
* Permisos (es para generar los niveles de acceso a la aplicación de sus Usuarios, Técnicos, Vendedores y Administradores, varios usuarios pueden compartir un mismo nivel de permiso. Los permisos deben crearse antes de crear un Usuario.
* Backup (esta función es para realizar una copia de seguridad de su Base de Datos, le recomendamos que realice una copia con frecuencia.
* Importar backup (esta función es para importar una copia de seguridad de su Base de Datos, le recomendamos que realice una copia con frecuencia.

PANEL CLIENTE

13 – Panel Cliente:
Para ingresar el cliente utilizara el link que le facilite el administrador.
El sistema por defecto lo primero que pide es un nombre de usuario y una contraseña, si el cliente fue cargado en el Panel Administrador, y nunca ha ingresado los datos a cargar en el login será el del Nº de identificación del Cliente, tanto en el Nombre de Usuario como en la Contraseña, dichos datos el cliente podrá cambiarlos desde su panel de control en el apartado “Mi Cuenta”.
Si el cliente se registro desde dicho link el propio sistema le pedirá que registre un Nombre de Usuario y una Contraseña.
La aplicación no cuenta, de momento, con un sistema de recuperación de contraseñas, por lo que si el cliente pierde dichos datos, el Administrador deberá reiniciar estos datos y comunicárselo al cliente.

14 – Módulo Mi Cuenta:
En este apartado el cliente podrá gestionar su cuenta, podrá cambiar su información personal así como también cambiar el Nombre de Usuario y Contraseña para su Acceso.

15 – Módulo Mis Equipos:
Aquí podrá ir agregando los equipos que el cliente disponga, no podrá cambiar la información que cargue, si comete un error deberá ser el administrador del sistema el que edite los datos ingresados por el cliente.

16 – Módulo Mis Ordenes de Servicio:
El cliente podrá seguir todos sus casos abierto y cerrados así como también podrá responder a los presupuestos que se le envíen de sus casos abiertos.
También el sistema cuenta con una modalidad de estado de las O.S que necesitará que el cliente confirme por medio de su panel la reparación del equipo, esto es si el Administrador del sistema necesita la confirmación de la aprobación de los términos y condiciones, una vez el cliente confirme se envía un correo al administrador confirmado se respuesta.
En este apartado el cliente también podrá Solicitar un Servicio, indicando si es para un equipo o una instalación o revisión a domicilio. Ya sea respondiendo a un presupuesto o Solicitando un servicio, una ves hecho, se envía un correo al Administrador y al Tecnico a cargo del caso, para que este al corriente y tome las medidas necesarias.

17 – Módulo Mis Compras:
En este modulo el cliente podrá ver sus compras y reimprimir sus Facturas – Tickets.
Si tiene alguna consulta, no dude en escribirnos por correo a: support@apphos.com o Comentando este Post.

PANEL CONSULTAR OS

18 – Panel Consultar O.S:
Es un panel solo para que el cliente consulte el estado de la reparación, puede dejar el panel consulta y el panel cliente, pero tal vez dejar los dos sea demasiado.
Los datos que se le solicitaran al cliente serán:
E-mail
Teléfono
Nº de O.S.

WEB CONSULTAR OS POR QR

19 – Web Consultar O.S por QR:
En web es simplemente una información muy reducida del estado de la reparación por si no desea dejar ningún modulo activo.

Autor: iAles

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